L’audit organisationnel est indispensable pour toute entreprise et organisation. Il consiste à effectuer une analyse de fonctionnement afin de faire face aux problèmes et aux obstacles qui se présentent. Avant de commencer le travail sur place, il est important d’effectuer une formation, de définir qui mènera l’audit, qu’il s’agisse d’un seul auditeur ou d’une équipe, ce qui sera audité, à qui les résultats seront communiqués et quels mécanismes seront utilisés pour garantir la mise en œuvre et l’efficacité des actions correctives. Une fois ces paramètres définis, vous pouvez passer aux étapes suivantes :
Planifier et établir un calendrier
Tout travail d’audit commence par une planification minutieuse. À ce stade, il faut tenir compte de la complexité des travaux, du temps nécessaire, de la communication et des ressources requises pour effectuer et achever les travaux. Le calendrier est essentiel pour que toutes les personnes concernées connaissent les dates de vérification de chaque processus. Bien que les audits surprises jouissent d’une aura de transparence, de qualité et de fiabilité dans leurs résultats, la vérité est qu’ils ont un effet terrible sur les employés audités d’une entreprise. En fonction du processus à auditer, il est bon de se poser les questions suivantes :
Y a-t-il des procédures ou des processus qui, en raison de leur complexité, peuvent être divisés ou audités individuellement ? Y a-t-il un diagnostic et un accompagnement, un analyse ou une amélioration de l’état des lieux à examiner ? Y a-t-il un domaine ou un département de l’organisation et de l’entreprise qui présente des problèmes récurrents justifiant un travail d’audit plus détaillé et plus approfondi ? L’auditeur considère-t-il, d’un point de vue professionnel, qu’il faut réaliser plus ou moins d’accompagnement ?
À ce stade, le champ d’application de l’audit organisationnel et les objectifs de l’audit doivent également être définis. L’étape de planification doit aboutir à un diagnostic permettant de dimensionner le travail à effectuer dans l’entreprise.
Engager la direction et le personnel
Sans l’engagement de la direction générale, les résultats de l’audit organisationnel peuvent être sérieusement compromis. Les personnels de management doivent être convaincus de l’importance de l’audit et allouer la formation et les ressources nécessaires. Ils doivent également comprendre qu’ils sont les premiers responsables de la création d’une culture de la qualité et de l’amélioration continue dans l’organisation.
Bien entendu, l’engagement doit également être présent au sein de l’équipe d’audit interne. Il ne sert à rien que la direction de communication soutienne fermement le projet, alloue des ressources et demande aux employés de coopérer pleinement, si les auditeurs n’ont l’intention que de cocher quelques cases sur une liste de contrôle afin d’obtenir quelques points
Réalisation de l’audit organisationnel
L’audit interne peut commencer par une réunion sur place entre les responsables qui partagent et corroborent le plan du projet. Après cela, il est temps de passer à la pratique de la vérification. Il existe plusieurs façons de recueillir des preuves et des informations au cours d’un audit. Le plus important à ce stade est de mener l’étape dans une atmosphère conviviale, en respectant les points fixés dans le calendrier et les flux de travail de l’organisation.
L’auditeur peut choisir parmi une variété de formats pour effectuer le projet. Dans le cadre d’un management externe, ils peuvent choisir d’examiner les dossiers, d’analyser les données des processus standardisés, de parler aux employés ou d’observer les procédures en temps réel.
