Il y a encore quelques années, les factures et les comptes se faisaient avec le traditionnel papier-stylo ou encore en utilisant des tableurs sur ordinateur. Cependant, il existe aujourd’hui de nombreux outils pour faciliter la tenue de sa comptabilité, notamment des logiciels de facturation en ligne. Accessibles pour tout le monde grâce à leur facilité d’utilisation, ils permettent de générer des devis et des factures en un temps record et d’avoir un visuel précis sur l’ensemble de ses recettes et de ses dépenses sur une période donnée. Voici pourquoi, vous devez utiliser un logiciel de facturation pour votre entreprise.
Pour créer sa base de données clients
En utilisant cet outil, vous allez pouvoir créer votre base de données clients et recenser toutes les informations nécessaires pour élaborer des factures à vos prospects. En effet, il vous suffira de rentrer toutes les coordonnées de l’entreprise pour laquelle vous allez travailler (nom, numéro SIRET, téléphone, mail, adresse…). Celles-ci seront alors conservées dans votre logiciel de façon permanente. À chaque fois que vous devrez faire une facture ou un devis pour cette même personne, les informations seront déjà remplies. Le logiciel de facturation gratuit en ligne vous permet alors de créer un véritable catalogue de clients, accessible en quelques clics.
Pour gagner du temps
Un logiciel de facturation en ligne vous permet de gagner du temps. En effet, vous pouvez réaliser des devis et des factures en un temps record grâce à l’automatisation de certaines étapes. En effet, cet outil possède généralement des modèles de facturation déjà pré-enregistrés. De plus, il est possible de transformer directement un devis en facture et de l’envoyer par la suite de manière dématérialisée sans pour autant devoir changer de plateforme. Tout cela permet de gagner de précieuses minutes qui pourront être consacrées à d’autres tâches en sein de l’entreprise.
Pour respecter les obligations légales
En tant qu’entreprise ou entrepreneur, il peut parfois être difficile de connaître toutes les obligations légales à mentionner sur ses documents de facturation. Ainsi, en utilisant un logiciel spécialisé, vous avez la certitude que tous vos documents soient conformes et comportent toutes les mentions imposées par la loi (numéro de facture, identité de l’entreprise, date d’émission, numéro de TVA…). Une facture non conforme peut amener l’entreprise à subir des sanctions pénales pour non-respect de la législation et à payer une amende en fonction de l’erreur commise.
Pour pouvoir facturer de n’importe où
Vous êtes amené à souvent vous déplacer ? L’un des avantages des logiciels de facturation en ligne est que vous pouvez facturer vos clients de n’importe où. En effet, de nombreux logiciels disposent d’une application mobile vous permettant ainsi de réaliser des devis ou des factures lorsque vous êtes en déplacement et que vous n’avez pas votre ordinateur avec vous. Ainsi, vous pouvez avoir accès en permanence à vos documents comptables et suivre avec attention votre trésorerie.
Pour éviter les erreurs de calcul
Créer ses factures et ses devis via un logiciel permet d’éviter de faire des erreurs de calcul. En effet, il peut parfois être difficile de comptabiliser l’ensemble des produits facturés ou encore de calculer le montant avec ou sans la TVA. Enfin, si vous souhaitez effectuer des remises sur certains services ou faire un geste commercial, le nouveau tarif est calculé automatiquement.
